O controle do acompanhamento processual dentro de um escritório de advocacia é uma das atividades que competem aos profissionais que atuam no setor jurídico. Essa tarefa influencia diretamente no bom desenvolvimento do trabalho e, por consequência, na satisfação dos clientes. Por isso, trata-se de uma estratégia essencial para construir uma reputação de excelência perante a sociedade.
Nessa perspectiva, toda e qualquer movimentação processual precisa ser acompanhada de forma correta, sobretudo aquelas publicadas oficialmente. Afinal, a perda de um prazo pode ser bastante prejudicial para a conclusão dos autos, o que acarretaria uma possível improcedência da demanda.
Diante disso, preparamos este texto para que você entenda como é importante o acompanhamento processual e como torná-lo eficiente. Confira agora!
Utilize um software jurídico
No tocante ao controle do acompanhamento processual, as inovações tecnológicas podem ser ótimas ferramentas para os escritórios de advocacia. Há vários softwares jurídicos presentes no mercado capazes de analisar o andamento dos processos e de emitir relatórios.
Essa solução de gestão de escritório está ganhando maior importância no setor jurídico, uma vez que otimiza o trabalho do profissional, além de proporcionar maior agilidade no decorrer da execução de tarefas. Isso quer dizer que existe uma diminuição de atividades manuais. Afinal, os softwares jurídicos, que são modernos e inteligentes, estão substituindo outros meios obsoletos.
Essa vantagem torna-se ainda mais perceptível diante da tendência de modernização do sistema judiciário. Basta observar a digitalização dos autos e o processo eletrônico — um sistema eficiente, prático e rápido.
Dessa forma, é muito mais fácil consultar o andamento dos atos processuais, como os casos de citações, intimações, despachos, conclusões, sentenças, entre outros.
Mantenha as informações atualizadas
É preciso manter as informações do acompanhamento processual sempre atualizadas. Assim, nome, endereço, telefone e e-mail dos advogados e das partes devem ser requalificados sempre que necessário. Isso proporcionará maior segurança ao receber todas as notificações sobre o andamento processual.
Caso seja preciso enviar uma notificação, por exemplo, ela será recebida de forma muito mais rápida, sem nenhum contratempo. Em contrapartida, se as informações estiverem incorretas e desatualizadas no sistema, existe o risco do não recebimento de notificações.
Isso faz com que o advogado perca tempo, pois terá que encontrar os dados de que precisa, mesmo que sejam simples. Além do mais, essa ação pode configurar desídia ou negligência processual, o que geraria a improcedência da demanda.
Integre o andamento aos processos
Diversas vezes, só de observar um processo, o advogado já entende qual é a situação dessa demanda processual. Por isso, integrar o andamento aos processos pode ser um meio eficaz de ganhar tempo no momento de acompanhar litígios.
Além disso, ter documentos anexados ao andamento simplifica a compreensão dos dados. Isso sem apontar que documentos evitam erros sérios, que podem promover desde a perda de prazos até o envio de informações equivocadas ao cliente.
Atualmente, com o desenvolvimento da tecnologia, alguns programas jurídicos permitem que o profissional anexe todos os documentos necessários ao acompanhamento processual. Tal possibilidade facilita a localização de dados, agiliza tarefas do advogado e reduz contratempos.
Realize um levantamento sobre os indicadores de produtividade
Compreender as métricas de produtividade do escritório jurídico é uma forma de entender como anda o desempenho dos profissionais, ou seja, de verificar a produtividade de todos os envolvidos.
Sendo assim, os indicadores servem para averiguar vários pontos: a quantidade de horas que cada profissional demora para terminar uma atividade, o volume de processos que passaram por movimentações, o número de prazos que foram cumpridos etc.
Com esses dados, é possível identificar problemas que necessitam ser otimizados e evitados. A partir disso, fica mais simples tomar decisões estratégicas e corretas, levando em conta casos concretos.
Com isso, os processos podem apresentar uma qualidade melhorada e uma movimentação mais eficiente. Afinal, se a petição e as outras peças processuais estiverem de acordo com o que a lei estipula, não será preciso abrir prazo para emendas e prestar esclarecimentos ao juiz acerca de questões que ficaram confusas, por exemplo.
Padronize as informações
A padronização é uma forma de registrar as informações do acompanhamento processual, e isso otimiza o trabalho dos advogados, além de evitar a possibilidade de futuros retrabalhos. Sendo assim, é fundamental manter os dados organizados e segmentados conforme um padrão específico.
Tal cuidado permitirá a viabilidade de realizar uma busca e leitura mais eficiente sobre os elementos que estão armazenados no sistema. Nenhum registro sofrerá o risco de ser perdido ou ignorado, por exemplo.
O controle sobre o acompanhamento processual é uma metodologia estratégica. Por conta da importância para o sucesso de uma demanda, a padronização não pode ser deixada de lado pelos envolvidos. Então, é preciso inclui-la na rotina de um escritório e investir em soluções de qualidade.
Estabeleça rotinas
A instituição de rotinas envolve estabelecer horários definidos para realizar o acompanhamento processual e os períodos em que isso deve ser feito. Assim, refere-se a um modo mais estruturado de manter a organização das atividades em dia e evitar potenciais problemas, garantindo, com isso, a qualidade do serviço prestado.
De qualquer modo, é fundamental mencionar que a rotina não deve ser planejada de modo engessado. Ou seja, ela não significa obrigatoriamente estipular horários predeterminados. Tudo pode ser feito conforme as necessidades do cotidiano do escritório e as sugestões dos advogados. Porém, é preciso obedecer à regularidade na supervisão das tarefas e estipular uma certa sequência para trabalhar essas ações.
Seja qual for a área de atuação do advogado — Direito Criminal, Cível, Trabalhista —, tudo deve estar organizado e de acordo com as diretrizes administrativas do escritório de advocacia.
Independentemente do tamanho do seu escritório, é fato que você realiza consultas de processos. Assim, é preciso organizar por completo o acompanhamento processual para que tanto advogados como clientes fiquem satisfeitos com a otimização de suas demandas. Procure se adaptar à nova realidade e fique à frente dos seus concorrentes!
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