A assinatura digital é uma realidade cada vez mais presente no mundo jurídico, pois se trata de uma forma de validar com segurança documentos que precisam transitar no meio virtual, como os processos eletrônicos.
Toda assinatura digital deve estar associada a um certificado, pois é por meio dele que as informações do usuário são protegidas e os riscos de violação reduzidos.
Pensando em ajudar você a entender melhor sobre o tema, preparamos este post para explicar se vale a pena usar a assinatura digital em documentos jurídicos. Continue a leitura e confira os detalhes!
Por que trabalhar com assinatura digital de documentos jurídicos?
Existem diversas vantagens em ter esse recurso no dia a dia profissional. A seguir, vamos apresentar os principais benefícios!
Transações são executadas com mais agilidade
Geralmente, os advogados contam com diversas atividades que merecem atenção, como o acompanhamento processual, realização de audiências, elaboração de peças etc.
Com a assinatura eletrônica, torna-se possível acelerar a execução de contratos urgentes, uma vez que esse recurso previne atrasos desnecessários na finalização de contratos, gerando melhor desempenho.
São diversas as formas pelas quais as assinaturas eletrônicas podem conceder agilidade a transações, como as seguintes:
- é mais rápido e fácil identificar e arrumar possíveis equívocos;
- são válidas por toda a vida do contrato, sem que seja necessário atualizá-las;
- é possível assinar documentos rapidamente, mesmo quando as partes se encontram geograficamente distantes.
A segurança é aprimorada
Mais um dos benefícios das assinaturas eletrônicas é que elas são mais seguras do que as que são feitas em papel que, por sua vez, podem ser facilmente adulteradas.
O software de assinatura eletrônica criptografa a firma e as informações dos documentos, o que torna possível identificar de maneira automática qualquer tipo de alteração, diferente do que acontece em assinaturas manuais.
Ou seja, não é preciso ser um especialista em proteção de dados para garantir a confiança dos contratos digitais, uma vez que, em razão de sua natureza, as transações se tornam mais seguras.
Custo de transação é menor
Processos automatizados de assinatura eletrônica podem reduzir os custos de impressão e envio, bem como o impacto financeiro de erro humano, que é capaz de gerar problemas onerosos ou atrasar processos se não são detectados rapidamente.
O software de assinatura eletrônica auxilia a diminuir riscos, pois fornece alertas sobre problemas de conformidade ou registros suspeitos feitos em um contrato. Assim, assegura que tudo está em ordem, economizando o custo de corrigir problemas que poderiam ter sido evitados.
Como ela pode otimizar o tempo de trabalho no escritório?
Para os advogados e os escritórios de advocacia, a possibilidade de emitir documentos assinados digitalmente é útil tanto para o profissional quanto para parceiros e clientes.
Em geral, para assegurar a validade jurídica de um documento que foi assinado da maneira tradicional, as partes envolvidas precisam se dirigir ao cartório para reconhecer firma. Depois, o advogado ainda precisa ir ao fórum para protocolar petições ou consultar autos e processos.
Contudo, ao usar a assinatura digital no ramo jurídico, esse trabalho é simplificado, já que todas as etapas podem ser feitas no ambiente virtual. Assim, além da economia de recursos e tempo, o trabalho ainda se torna bem mais dinâmico.
Existem desvantagens na assinatura digital de documentos?
Como vimos, usar a assinatura digital em documentos jurídicos proporciona diversas vantagens aos advogados. Contudo, e quanto às desvantagens? Será que elas existem?
Nesse sentido, há o fato de que, para assinar um arquivo virtual, é preciso contar com um certificado digital, considerado a identidade eletrônica de uma pessoa ou empresa. E esse tipo de aparelho é pago.
Além disso, os certificados digitais contam com uma validade pré-estabelecida, sendo preciso dar atenção à data de renovação, pois, após esse período, não é mais possível assinar documentos digitalmente.
Qual é a assinatura digital que tem validade jurídica?
Os documentos assinados digitalmente contam com o mesmo vínculo e validade jurídica de um papel com assinatura manuscrita e autenticada em cartório desde que a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil – foi criada, em 2001.
Dessa forma, esse tipo de firma pode substituir com segurança as tradicionais transações em papel, uma vez que existem diversas especificações técnicas elaboradas pela ICP Brasil para evitar fraudes e garantir a segurança dos dados.
Contudo, como vimos, para garantir a validade, é necessário obter um certificado digital dentro dos padrões exigidos para que o signatário seja identificado e vinculado exclusivamente à assinatura.
O certificado digital consiste em um arquivo contendo as informações referentes ao seu portador, protegidas por criptografia de alta complexidade e com prazo de validade predeterminado. Esse arquivo pode ser armazenado em um pendrive, no computador, em smartcard, ou na nuvem.
Quais são os requisitos jurídicos de validade de um documento assinado digitalmente?
Um documento assinado usando um certificado digital conta com validade jurídica e, inclusive, se ele for contestado juridicamente, há presunção de legalidade. Isso quer dizer que é de responsabilidade do acusador provar a fraude.
Contudo, é válido ressaltar que o que garante a validade jurídica de um documento assinado eletronicamente é a integridade desse arquivo depois da assinatura. Ou seja, após ambas as partes terem assinado o documento, ele deve se manter intacto e não pode ser adulterado ou alterado.
Há algum documento que não aceita assinatura digital?
Os documentos que são impressos após assinados digitalmente perdem a validade, pois a validação depende de mantê-los em formato digital, a fim de evitar fraudes.
Quando existe uma real necessidade de imprimir em papel, o que pode ser realizado para assegurar a validade, é preciso enviar o documento a um cartório para que ele seja validado e reconhecido. Todavia, essa transação envolve custos.
Agora que você já sabe no que consiste a assinatura digital em documentos jurídicos, deve ter notado que ela é capaz de facilitar o dia a dia dos advogados, não é mesmo? Por isso, procure usar esse relevante recurso a seu favor!
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