Uma preocupação comum entre os advogados é como fazer o controle de processos judiciais do escritório de maneira eficiente. São vários clientes e ações que precisam da atenção do profissional para que ele cumpra todas as tarefas relacionadas ao trabalho.
Cometer erros ao lidar com esses compromissos prejudica o resultado do processo e o cliente. Como consequência, o escritório sofre com prejuízos financeiros e tem a sua imagem abalada. Então, é importante investir em uma boa gestão de processos.
Mas não se preocupe! Apesar de parecer uma tarefa complicada, existem algumas dicas que vão ajudar. Continue a leitura e aprenda 6 práticas que otimizam o controle das suas ações judiciais!
1. Adote a digitalização de documentos
Os processos costumam exigir que o advogado lide com um grande volume de documentos. Como consequência, é preciso dispor de bastante espaço físico para armazená-los, normalmente em pastas e arquivos. Porém, para não ter problemas durante o atendimento ou cumprimento das obrigações relacionadas ao processo, também é preciso desenvolver algum método de controle para encontrá-los rapidamente.
Existe uma forma bastante simples de facilitar esse processo: a digitalização de documentos. Principalmente com a implementação das ações judiciais eletrônicas, ela se tornou uma prática muito comum.
Toda a documentação do cliente e petições podem ser armazenadas no computador, sem exigir a impressão de cópias. Com ferramentas de pesquisa dos sistemas operacionais, a busca é simplificada, garantindo mais agilidade. Além disso, essa medida reduz o volume de papéis e facilita a organização do escritório.
Quem deseja mobilidade pode investir nas ferramentas de armazenamento em nuvem, como o Google Drive, o OneDrive, o iCloud ou o Dropbox. Assim, os dados podem ser compartilhados entre toda a equipe e o acesso é feito em qualquer lugar — basta ter uma conexão à internet. Essa é uma medida importante para facilitar o controle de processos mesmo quando estiver fora do escritório.
2. Defina um fluxo de trabalho
Ter rotinas bem estabelecidas ajuda a manter o controle de processos judiciais. Com as mudanças nos procedimentos e o uso da tecnologia pelos tribunais, muitas tarefas que precisavam ser feitas fora do escritório agora podem ser realizadas pelos advogados, sem a necessidade de deslocamento.
Por um lado, há um ganho de tempo. Entretanto, sem um planejamento, as chances de acontecer falhas e você se esquecer de alguma tarefa são maiores. Tarefas mais complexas, como elaborar petições, contratos e pareceres, fazer pesquisa de jurisprudência ou preparar uma sustentação oral devem ser agendadas para o primeiro horário livre, sempre considerando o prazo.
No entanto, questões como emissão de guias, solicitação de providências simples ou juntada de documentos ao processo devem ser feitas assim que o profissional identificar a necessidade de cumprir essa atividade. Isso agiliza o processo e evita o acúmulo de tarefas ou o esquecimento.
3. Crie lembretes de acompanhamento
Lidar com atendimentos, audiências e cumprimento de intimações com a apresentação de petições e documentos exige muita organização. Portanto, é importante ter um método de acompanhamento dos compromissos.
As agendas de papel são as mais comuns, mas vale a pena adotar uma ferramenta digital, que permita configurar lembretes e alarmes. Quando se fala em controle de processos judiciais, os compromissos relacionados são fundamentais. Portanto, adote um sistema para inserir as pendências e anotar as tarefas realizadas.
Além disso, lembre-se de acessar a agenda com frequência para ter certeza de que nenhum compromisso ficou para trás e, caso não consiga cumprir algum dos itens agendados, remarque. Esses cuidados são fundamentais para fazer um acompanhamento adequado de todos os processos do escritório.
4. Use um software jurídico
Os softwares jurídicos são ótimas ferramentas para auxiliar com as rotinas da advocacia, principalmente o controle de processos judiciais. Eles contam com ferramentas para cadastrar clientes e processos, vincular documentos digitalizados e incluir os compromissos.
Ou seja, o sistema é uma estratégia importante que ajuda a colocar todas as dicas anteriores em prática, além de automatizar algumas tarefas. Dependendo das funcionalidades contratadas, ao inserir uma data de audiência, o sistema já cria um lembrete na agenda sobre o compromisso.
Outro benefício é a mobilidade: os softwares com armazenamento em nuvem permitem que o advogado consulte as informações registradas em qualquer lugar. Se você for em uma reunião na empresa do cliente, por exemplo, pode acessar o processo normalmente, sem precisar levar pastas e documentos ao local.
Os sistemas também oferecem funcionalidades financeiras e geração de relatórios, importantes para controlar os pagamentos recebidos, identificar clientes inadimplentes e observar os resultados do escritório em determinados períodos.
5. Mantenha as informações atualizadas
A atualização das informações é essencial para a gestão das ações judiciais do escritório. Sempre anote os dados pessoais e de contato do cliente, e pergunte se eles estão atualizados com certa frequência. Muitas vezes, os processos requerem a inclusão de documentos ou manifestações que exigem o contato com a parte e, sem essas informações, o advogado terá dificuldades para cumprir o despacho do juiz.
Ainda, as informações relacionadas às movimentações, às intimações realizadas e aos prazos em aberto são importantes para que o advogado controle as tarefas e tenha todos os dados disponíveis para repassar para os clientes.
Em um atendimento, nem sempre você tem os dados do processo para acessar diretamente o site do tribunal. Então, é preciso pesquisar nos seus registros ou no software para ter acesso ao número da ação e depois fazer a consulta. Contudo, isso exige tempo e faz com que a busca se estenda mais do que o necessário.
Com todas as informações atualizadas em um só lugar, fica mais fácil consultar os processos. Portanto, mesmo que conte com um software jurídico, inclua na rotina alguns momentos específicos para atualizar as informações.
Se você deseja praticidade, existem ferramentas que trabalham com integração aos sistemas dos tribunais, atualizando os dados dos processos conforme acontecem movimentações. Isso otimiza o tempo e garante que todas as ações estarão atualizadas. Porém, como existe um custo, é preciso analisar com atenção se essa é uma estratégia viável.
Pronto! Agora que você já conhece as nossas dicas, organize-se para aplicar essas técnicas no dia a dia do seu escritório. Dessa forma, você conseguirá otimizar o controle de processos judiciais e as demais rotinas da profissão.
Gostou do conteúdo? Se você quer outras dicas para melhorar a gestão do seu escritório e ter sucesso na advocacia, aproveite para aprender como potencializar a sua atuação jurídica!