A gestão de um escritório de advocacia exige muita atenção: é preciso lidar com documentos de clientes, prazos processuais, datas de audiências e outros compromissos importantes. Porém, controlar todas as informações pode ser um pouco complicado, tornando essencial que o profissional busque ferramentas para auxiliar nessa tarefa. É aqui que um software jurídico se torna uma ótima opção.
Ele ajuda o advogado a registrar, acompanhar e mensurar os processos, além de outras funções essenciais para o dia a dia da profissão. Assim, esse sistema proporciona benefícios importantes para quem deseja uma carreira de sucesso. Quer saber quais são?
Neste post, listamos 7 vantagens que um software de gestão jurídica oferece para o seu escritório. Acompanhe!
1. Controle de tarefas
Sem dúvidas, uma das principais dificuldades na gestão do escritório de advocacia é manter um bom controle de agenda. No que tange aos prazos processuais e às audiências, os erros trazem grandes prejuízos para o cliente e para o profissional, que pode ser responsabilizado pelos danos causados.
Como é preciso encaixar essas tarefas com reuniões, atendimentos aos clientes e outros compromissos, uma agenda digital traz ótimos benefícios. Nela, é possível integrar as tarefas de todos os advogados do escritório e configurar alertas de urgências. Além disso, você pode acessar as informações em qualquer lugar, garantindo que você não deixe nenhuma atividade para trás.
Em geral, os sistemas permitem a criação de usuários individuais para cada membro da equipe. Isso melhora a comunicação interna entre os advogados e colaboradores, e permite que o gestor acompanhe de perto os resultados de todos.
2. Organização de processos
Um advogado precisa lidar com diversos processos. Então, é importante ter uma ferramenta para organizar todas as informações. Apesar de ser possível fazer um controle manual ou por planilhas, isso aumenta os riscos de erros e dificulta a atualização dos dados.
Com um software jurídico, você pode cadastrar os clientes e vincular os processos, com ferramentas de busca específicas para a localização dos dados sempre que necessário. Você também pode encontrar sistemas que ofereçam o módulo de acompanhamento processual, que atualizam os processos conforme as atualizações lançadas nos sites dos tribunais.
3. Integração das informações
Os softwares de gestão contam com diversas funcionalidades, mas uma das principais vantagens é a integração de todos os dados. Não é preciso lidar com diversos arquivos e pastas diferentes para cumprir todas as funções administrativas, já que elas são acessadas no mesmo lugar.
É preciso ter em mente que a gestão do escritório de advocacia não envolve apenas o atendimento ao cliente e o controle de processos. Você também precisa ter um bom controle financeiro, principalmente em relação aos contratos de honorários, e contar com ferramentas para acompanhar a evolução do negócio.
Aqui, o software jurídico é essencial, já que permite a inclusão de todas as informações. Por exemplo, você consegue centralizar os dados referentes aos clientes e aos seus processos, além de consultar os pagamentos realizados para localizar eventuais pendências. Para complementar, ele permite a geração de relatórios completos para auxiliar na elaboração de estratégias e tomadas de decisões.
4. Melhora no atendimento
Mesmo depois de entrar com a ação judicial, os atendimentos ao cliente continuam constantes para acertar detalhes de audiências, verificar novas documentações ou prestar as informações solicitadas pela parte.
Com a centralização de informações no software jurídico, fica mais fácil encontrar e registrar todos os dados necessários. Dessa forma, é possível agilizar o atendimento e reduzir o tempo de espera do cliente.
Outra opção é contar com um sistema que ofereça uma “área do cliente”, para que ele possa consultar o andamento do seu processo por meio de um login e uma senha. Isso demonstra transparência no relacionamento com o cliente e é um ótimo diferencial competitivo.
5. Aumento da produtividade
A utilização do sistema permite automatizar processos e reduz o tempo gasto na inclusão de novas informações ou na consulta de dados, já que isso não precisará ser feito manualmente. Com a facilidade no controle da rotina e na delegação de tarefas, o fluxo de trabalho fica mais organizado.
Como a gestão é simplificada, a equipe consegue investir mais tempo nas outras atividades, como elaboração de petições ou atendimento aos clientes. Assim, uma grande vantagem da adoção de um software é o aumento da produtividade, ponto fundamental para o sucesso do escritório.
6. Mobilidade
Na rotina de um advogado, é comum ter que se ausentar do escritório e, mesmo longe, precisar acessar informações sobre clientes ou processos. Com um software jurídico, isso não será problema. As opções com armazenamento em nuvem são cada vez mais comuns.
Desse modo, como o acesso é pela internet, você contará com toda a mobilidade necessária: você consegue acessar o sistema de qualquer lugar, com celular, tablet ou computador, desde que tenha conexão.
Também não é preciso se preocupar com a segurança dos dados: os arquivos são criptografados e contam com backups frequentes, evitando o acesso por terceiros ou a perda dos dados.
7. Redução de custos
Os sistemas facilitam o uso de documentos digitalizados na rotina do escritório, reduzindo os custos com materiais como papel, pastas e outros itens necessários para a impressão e o armazenamento de processos. Como consequência, você também precisará de menos espaço físico para guardar todos os documentos.
Com a integração de funcionalidades, o escritório também diminui os riscos de perda de prazos e compromissos, que geram retrabalhos e prejuízos. Esses benefícios, junto ao aumento da produtividade e à otimização de processos, garantem mais economia para o escritório e aumentam a lucratividade.
Porém, para contar com todas as vantagens, vale a pena consultar as diferentes opções do mercado, analisando funcionalidades, segurança, suporte técnico e custo-benefício. Além disso, sempre que possível, faça um teste para garantir a adaptação ao sistema ofertado.
Como vimos, um software jurídico traz diversos benefícios para a gestão. Mas, além dessa medida, lembre-se de que é importante investir na integração da equipe e na qualificação profissional, sempre com foco no desenvolvimento de liderança e no crescimento do escritório.
Se você gostou deste conteúdo e está em busca de mais dicas para ter sucesso na advocacia, confira como fazer um bom networking para advogados e conquiste mais clientes!